Personvernerklæring

Personvernerklæring for FremantleMedia Norge

Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert 18. januar 2022.

Klikk her for oversikt over tidligere versjoner som viser endringene.

  1. Om FremantleMedia Norge AS

FremantleMedia Norge AS med organisasjonsnummer 998 580 722 (heretter «FMN» eller «vi») er en av Norges største leverandører innen TV-produksjon. Vi utgjør en del av FremantleMedia Group konsernet som leverer TV-program og realityserier.

Det er FMN som er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger som beskrevet i denne personvernerklæringen. I erklæringen finnes det informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger og hvilke rettigheter du har som den registrerte.

Hvis du har spørsmål om FMNs behandling av dine personopplysninger, vennligst ta kontakt med FMV ved å sende e-post til personvern@fremantle.com.

  1. Om behandlingen

FMN tar ditt personvern på alvor og vil behandle dine personopplysninger på en sikker, konfidensiell og fortrolig måte. For å sikre dette på en best mulig måte har FMN foretatt forskjellige tekniske og organisatoriske tiltak, samt etablert rutiner og prosesser for å sikre at personopplysninger behandles på en sikker og lovlig måte.

FMNs behandling av dine personopplysninger er i tråd med gjeldende personvernlovgivning, herunder gjeldende norsk Personopplysningslov og EUs generelle personvernforordning (heretter «GDPR»).

Som behandlingsansvarlig følger FMN disse prinsippene for våre behandlinger av personopplysninger:

  • Behandlingen er lovlig, rettferdig, gjennomsiktig og forholdsmessig i forhold til formålene med behandlingen;
  • Personopplysningene samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål, er adekvate, relevante og begrenset til disse formålene og viderebehandles ikke på en måte som er uforenlig med disse formålene;
  • Personopplysningene er korrekte og nødvendig oppdaterte og lagres slik at det ikke er mulig å identifisere de registrerte i lengre perioder enn det som er nødvendig for formålene med behandlingen;
  • Behandlingen er sikret med tilstrekkelig sikkerhet for personopplysningene, og;
  • FMN etablerer tiltak for å sikre personopplysningene mot uautorisert tilgang/videreformidling/endring/sletting.
  1. Hvilke personopplysninger FMN behandler og behandlingsgrunnlag

3.1 Generelt

FMN sørger for at det finnes lovlig behandlingsgrunnlag for vår behandling av personopplysninger.

FMN behandler de personopplysninger som er nødvendig for å kunne utføre våre oppgaver som arbeidsgiver (overholde lovbestemte plikter og oppfylle faste og midlertidige ansettelsesavtaler) og for å levere TV-produksjon (overholde rettigheter og plikter i våre avtaler med deltakere og samarbeidsparter).

Behandlingsgrunnlaget vil kunne variere basert på formålet med behandlingen. Noen opplysninger må FMN behandle fordi det er lovpålagt, for eksempel i forbindelse med å overholde regnskapsplikten eller utføre våre arbeidsrettslige forpliktelser. Det kan også forekomme situasjoner der FMN vil behandle personopplysninger fordi FMN har en legitim interesse av å gjøre det, for eksempel i forbindelse med en verserende rettstvist hvor bevis må fremlegges selv om bevis kan inneholde personopplysninger. Vi kan også be om samtykke fra deg, f.eks. for å lagre din jobbsøknad over lengre tid eller sende deg nyhetsbrev på e-post.

FMN behandler typisk personopplysninger om navn, fødselsdato, adresse, kontaktinformasjon og video- og lydopptak hvor personer gjenkjennes.

3.2 Nettstedet og kontakt med FMN

Når du bruker nettstedet fremantle.no, vil FMN kunne komme til å behandle visse personopplysninger om deg. Dette skjer først og fremst dersom du benytter deg av kontaktskjemaet på nettstedet. Her vil du måtte opplyse om ditt navn, din epostadresse og hva din henvendelse gjelder. Andre personopplysninger du velger å opplyse om i henvendelsen til FMN, vil også bli behandlet av FMN.

FMNs behandlingsgrunnlag for slike aktiviteter er samtykke. Når du velger å fylle ut kontaktskjemaet og trykker på knappen «send», samtykker du til at FMN kan foreta de nødvendige behandlingene for å vurdere henvendelsen din og ta kontakt med deg vedrørende din henvendelse. Det samme gjelder dersom du tar kontakt med FMN på telefon, epost, sosiale medier eller på annen måte utenom kontaktskjemaet.

Personopplysninger som fremkommer av din kontakt med FMN, vil bli slettet eller anonymisert når de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle det formålet det ble samlet inn for. Det vil som regel være kort tid etter at din henvendelse er blitt håndtert og besvart av FMN, når det er lite sannsynlig at det vil forekomme oppfølgende henvendelser.

3.3 Ansatte, oppdragstakere og søkere

For ansatte i FMN vil behandlingsgrunnlaget til FMN være at behandlingen er nødvendig for å oppfylle din ansettelsesavtale. Som oppdragstager, frilanser eller annen innleid person til FMN, vil behandlingsgrunnlaget være avtalen du inngår med FMN. I begge tilfeller vil FMN behandle personopplysninger i den grad det er nødvendig for å oppfylle avtalen. Det vil for eksempel kunne være fullt navn, fødselsdato, kontaktinformasjon, adresse, lønn, bankinformasjon, arbeidserfaring, utdannelse, og eventuell annen informasjon du velger å opplyse FMN om.

Som ansatt eller oppdragstaker vil noen behandlinger foretas med behandlingsgrunnlaget samtykke, som for eksempel at det legges ut bilder av deg på vår nettside eller sosiale medier. Et slikt samtykke er helt fritt å gi, det vil ikke få konsekvenser for din ansettelse eller ditt oppdrag dersom du velger å ikke avgi samtykke. Du kan også når som helst trekke tilbake samtykke ditt, se punkt 6.

Som søker til stilling som ansatt eller oppdragstaker i FMN, vil dine personopplysninger bli lagret og behandlet med det formål å vurdere din søknad. Behandlingen vil omfatte enhver opplysning du velger å opplyse om i din søknad, CV eller på annet vis. Dette kan innebære fullt navn, fødselsdato, kontaktinformasjon, bilde, arbeidserfaring, utdannelse og interesser.

Dersom du er søker uten å få stillingen, slettes dine personopplysninger når den nyansattes prøvetid er utløpt. Dette vil normalt være 6 måneder etter ansettelsen. Hvis du vil at FMN skal lagre noe du sender oss, f.eks. en jobbsøknad, i 3 år, kan du skrive «Jeg samtykker til at FremantleMedia Norge AS beholder kopi av denne søknaden med vedlegg i 3 år i tilfelle lignende stilling blir aktuelt i denne perioden».

FMN har interne rutiner som sikrer kontinuerlig vurdering av behovet for sletting. For ansatte slettes hovedinnholdet i personalmappen når den ansatte slutter, med mindre opplysningene kan ha betydning for en senere eller pågående rettslig tvist eller lignende. For oppdragstakere oppbevares minimum opplysninger om innleide personer som FMN kan ha behov for å gjenbruke, dvs. kun navn og kontaktinformasjon (epostadresse og mobil). FMN sørger for automatisk sletting av slike opplysninger etter 7 år. Enkelte opplysninger må beholdes i henhold til bokføringsregelverk.

3.4 Publikumsdeltager

I noen produksjoner vil FMN ha mulighet til å tilby publikumsplasser. Når du melder deg på eller takker ja til en slik publikumsplass, anses det som en avtale mellom deg og FMN, og dine personopplysninger vil kun behandles i den grad, utstrekning og varighet som er nødvendig for å tilby deg publikumsplassen. For å kunne tilby deg en publikumsplass vil FMN ha behov for å behandle ditt navn og din kontaktinformasjon, herunder din epostadresse og ditt telefonnummer. Dine personopplysninger slettes automatisk når produksjonen er ferdig, med mindre du aktivt samtykker til lenger lagring slik at du kan bli kontakt igjen ved en lignende anledning.

3.5 Søkere og deltagere til produksjoner

Når du sender inn en søknad om å delta i et av FMNs programmer eller produksjoner, anses du som «søker». Ved å sende inn slik søknad med dine registrerte opplysninger om deg selv, sender du FMN personopplysninger om deg selv. FMN behandler dine personopplysninger i søknaden for å avgjøre om du passer inn i den aktuelle produksjonen. Behandlingsgrunnlaget er «avtale» siden FMN må foreta visse behandlinger om dine personopplysninger for å vurdere din søknad og deretter oppfylle den avtalen som inngås mellom deg og FMN.

Dersom du blir valgt som deltager, vil FMN få flere personopplysninger om deg gjennom video- og bildeopptak og selve produksjonsprosessen. For deltagere vil FMNs behandlingsgrunnlag for den videre behandlingen være avtalen mellom deg og FMN – ofte kalles avtalen for deltagerkontrakten.

Mer informasjon om FMN sin behandling av personopplysninger for søkere og deltagere i produksjoner finnes i FMN sin personvernerklæring for FMN sine produksjoner og den enkelte deltagerkontrakt. Klikk her for å komme til personvernerklæring for søkere og deltagere i FMN sine produksjoner.

  1. Sikkerhet

FMN har rutiner for internkontroll og informasjonssikkerhet i henhold til gjeldende personvernregler i Norge. FMN krever også at leverandørene som benyttes, behandler dine personopplysninger på en sikker måte, herunder stiller FMN krav til informasjonssikkerhet samt sørger for at overføring av data skjer på en kryptert og sikker måte.

FMN vil ikke selge, bytte eller videreformidle dine personopplysninger til tredjeparter utover det som fremkommer av denne personvernerklæringen eller en annen erklæring som er utarbeidet konkret for den aktuelle behandlingen.

  1. Sletting

FMN lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig. Når vi ikke lenger må behandle personopplysningene for det formålet de ble samlet inn for, vil vi enten slette eller anonymisere personopplysningene.

  1. Rettigheter

Du har rettigheter som følger av GDPR for hvordan FMN kan behandle dine personopplysninger.

Ethvert samtykke du har gitt FMN kan når som helst trekkes tilbake. Dette gjøres ved å kontakte oss på epostadressen personvern@fremantle.com. Tilbaketrekking av samtykket påvirker ikke lovligheten av behandlingen som bygger på samtykket før det trekkes tilbake.

Du har rett til å få innsyn i hvilke personopplysninger FMN har lagret om deg etter GDPR artikkel 15, rett til å kreve retting av feilaktige personopplysninger FMN har lagret om deg etter GDPR artikkel 16, rett til å kreve sletting etter GDPR artikkel 17 og rett til å kreve at behandlingen begrenses etter GDPR artikkel 18. Dersom vilkårene i GDPR artikkel 20 er oppfylt, har du også rett til dataportabilitet.

Dersom du har spørsmål eller innvendinger til hvordan FMN behandler dine personopplysninger, bes du ta kontakt med personvern@fremantle.com. Det er også mulig å sende en offisiell klage til Datatilsynet hvis du mener FMNs behandling av dine personopplysninger strider mot gjeldende Personopplysningslov eller GDPR.

  1. Utlevering av personopplysninger

FMN deler ikke personopplysninger med andre aktører, med mindre det finnes et lovlig grunnlag for slik deling.

I noen tilfeller må vi dele dine personopplysninger med tredjeparter for å oppfylle en avtale (kringkastere vi lager produksjon for, din nåværende eller tidligere arbeidsgiver eller andre samarbeidspartnere av FMN som hjelper til med produksjonen som benytter dine personopplysninger), for å oppfylle en lovpålagt plikt (rapporteringskrav mv. til offentlig myndighet) eller til tredjeparter du har samtykket til.

Nettstedet fremantle.no er en WordPress side laget av Imbera AS. I den grad Imbera får tilgang til dine personopplysninger via FMNs nettsted, vil det kun være for å levere tjenestene og driften tilknyttet nettstedet til FMN, og disse personopplysningene vil ikke bli tatt med av EU/EØS.

I tillegg benytter FMN seg av tredjepartsleverandører for eposttjenester og lignende. Disse leverandørene har ikke behov for å få tilgang til dine personopplysninger. I den grad de gjør det er det kun dersom det er nødvendig for å levere tjenestene til FMN, og FremantleMedia Group har inngått databehandleravtale med slike tredjepartsleverandører i henhold til de krav GDPR stiller.

  1. Informasjonskapsler – cookies

FMN bruker informasjonskapsler (også kjent som «cookies»). Dette er tekstfiler som inneholder en liten mengde informasjon som lagres på enheten din og tillater FMN å utføre forskjellige oppgaver, for eksempel identifisere deg når du besøker FMNs nettsted, bygge opp en demografisk profil, la deg navigere mellom sidene mer effektivt, huske dine innstillinger og preferanser og på generelt basis forbedre din brukeropplevelse.

Nettstedet fremantle.no bruker et sett med plugins for funksjonalitet, og FMN får statistikk fra Google Analytics.

Du kan selv kontrollere vår bruk av informasjonskapsler. I de fleste nettleserne kan du selv slette informasjonskapsler fra din enhets harddisk, blokkere alle informasjonskapsler eller motta advarsler før en informasjonskapsel blir lagret. Dette gjør du ved å gå inn på din nettlesers innstillinger. Dersom du velger å fjerne eller skru av informasjonskapsler på dette nettstedet, vil det kunne få konsekvenser for nettstedets funksjonalitet. For mer informasjon om hvordan du kan håndtere informasjonskapsler på din enhet, besøk www.cookiecentral.com eller www.aboutcookies.org.

  1. Kontakt FMN

Du kan når som helst ta kontakt med FMN vedrørende ditt personvern og FMNs behandling av dine personopplysninger på personvern@fremantle.com.