PERSONVERNERKLÆRING FRA FREMANTLEMEDIA NORGE AS FOR SØKERE OG DELTAGERE I PRODUKSJONER

Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert 18. januar 2022.

Klikk her for oversikt over tidligere versjoner som viser endringene.

  1. Om FremantleMedia Norge AS

FremantleMedia Norge AS med organisasjonsnummer 998 580 722 (heretter «FMN» eller «vi») er en av Norges største leverandører innen TV-produksjon. Vi utgjør en del av FremantleMedia Group konsernet som leverer TV-program og realityserier.

Det er FMN som er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger slik det er beskrevet i denne personvernerklæringen. I erklæringen finnes det informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger og hvilke rettigheter du har som søker eller deltager i våre produksjoner.

Hvis du har spørsmål om FMNs behandling av dine personopplysninger, vennligst ta kontakt på personvern@fremantle.com.

  1. Behandling av personopplysninger i produksjoner

2.1 Søker og deltager

FMNs behandling av dine personopplysninger er i tråd med gjeldende personvernlovgivning, herunder gjeldende norsk Personopplysningslov og EUs generelle personvernforordning (heretter «GDPR»).

FMN behandler de personopplysninger som er nødvendig for å kunne levere TV-produksjon. Når du sender inn en søknad om å delta i et av FMNs programmer, anses du som «søker». Ved å sende inn slik søknad med dine registrerte opplysninger om deg selv, sender du FMN personopplysninger om deg selv. FMN behandler dine personopplysninger i søknaden for å avgjøre om du passer inn i den aktuelle produksjonen.

Dersom du blir valgt som deltager, vil FMN få flere personopplysninger om deg gjennom video- og bildeopptak og selve produksjonsprosessen. Etter at FMN har gitt deg beskjed om at du er valgt for å kunne delta, anses du som «deltager».

2.2 Behandlingsgrunnlag

For søkere vil FMNs behandlingsgrunnlag være «avtale» siden vi må behandle visse personopplysninger om deg for å vurdere om det skal inngås kontrakt med deg. I tillegg kan behandlingsgrunnlag være det eller de samtykker du aktivt gir oss før du sender inn ditt søknadsskjema, f.eks. et samtykke til lenger lagring av din søknad enn kun en produksjonen du søker på.

For deltagere vil FMNs behandlingsgrunnlag for den videre behandlingen være avtalen mellom deg og FMN – ofte kalles den avtalen for deltagerkontrakten. I tillegg vil deltagere kunne samtykke til flere behandlinger underveis av personopplysninger, f.eks. kan du ved å dele dine helseopplysninger med oss samtykke til at vi behandler slike personopplysninger om deg i forbindelse med den aktuelle produksjonen.

Noen opplysninger må FMN behandle fordi det er lovpålagt, for eksempel i forbindelse med å overholde regnskapsplikten eller fordi vi som arbeidsgiver er lovpålagt å følge opp sykemelding. Det kan også forekomme situasjoner der FMN vil behandle personopplysninger fordi FMN har en legitim interesse av å gjøre det, for eksempel i forbindelse med en verserende rettstvist hvor bevis må fremlegges selv om bevis kan inneholde personopplysninger.

2.3 Personopplysninger som behandles

2.3.1 Søker

Som en del av søknaden vil du bli bedt om følgende personopplysninger: Fullt navn, fødselsdato, adresse, epostadresse, telefonnummer, bilde, høyde, vekt, erfaring, profilnavn i sosiale medier, familierelasjoner, interesser og eventuell annen informasjon du velger å dele med FMN. Du vil også få muligheten til å sende inn en video eller flere fotografier av deg selv dersom du ønsker det.

For å søke som deltager til noen produksjoner vil du også kunne bli bedt om å gi oss særlige kategorier personopplysninger som din seksuelle legning og din religion eller ditt livssyn.

Dersom du går videre i utvelgelsesprosessen, vil det kunne bli aktuelt å be om ytterligere samtykker for at FMN for eksempel kan foreta en bakgrunnssjekk. I så fall vil FMN kunne få ytterligere personopplysninger fra firmaer i EU/EØS området som driver med relevant type bakgrunnssjekker som virksomhet. FMN behandler personopplysninger for å avdekke om det er farefullt eller annen sikkerhetsrisiko for søkere eller andre deltakere om slik person blir deltaker i produksjonen.

Formålet med å samle inn og behandle disse personopplysningene om deg som søker er å vurdere din egnethet som deltager i produksjonen. Alle personopplysninger som fremkommer av søknaden din vil kunne inngå i vurderingen av din deltagelse i produksjonen. I første rekke samles dine personopplysninger inn kun fra deg basert på ditt samtykke.

2.3.2 Deltager

Når du er deltager, vil FMN i tillegg behandle video- og lydopptak FMN eller en av FMNs underleverandører tar av deg. For å kunne delta i produksjonen må du som et minimum oppgi den informasjonen som søknaden krever, og du må stille opp for video- og lydopptak.

Øvrige opplysninger som fremkommer før eller under produksjonen, opplyser du om frivillig. Personopplysninger som du velger å dele med FMN før eller under opptak av produksjonen, vil kunne bli brukt i produksjonen og/eller i markedsføringen av den; det gjelder både alminnelige og særlige kategorier personopplysninger. Eksempler på personopplysninger som kan fremkomme under produksjonen, er helseopplysninger, seksuell aktivitet og legning, samt religions- og trosspørsmål.

Formålet med å behandle personopplysningene om deg som deltager, er at FMN med samarbeidsparter skal kunne produsere, markedsføre og distribuere produksjonen i alle kanaler i ubegrenset tid. Personopplysningene FMN behandler om deg samles inn først og fremst fra deg som søker og eventuelt deg som deltager. Personopplysninger kan også samles inn fra andre kilder, som for eksempel nære relasjoner du evt. oppgir som referanser, opplysninger fra andre deltagere under produksjonen eller firmaer i EU/EØS området som driver med bakgrunnssjekker som virksomhet.

  1. Utlevering av personopplysninger

Som søker vil dine personopplysninger kun deles med de aktørene som er nødvendig for at FMN skal kunne gjennomføre søknadsprosessen. Dine personopplysninger vil deles med M.K. Advision Ltd. gjennom Short Audition-verktøyet. FMN har en databehandleravtale med M.K. Advision Ltd. som er leverandøren av verktøyet. M.K. Advision Ltd. lagrer databasen i Amazon Cloud Services som har servere i Irland.

Dersom du går videre i utvelgelsesprosessen, kan det bli aktuelt å få assistanse fra firmaer innenfor EU/EØS som driver med bakgrunnssjekker som virksomhet. Disse vil da få opplyst ditt navn og fødselsdato. Bruk av slike selskap begrenses i størst mulig grad, og innsamlede data fra slike bakgrunnssjekker slettes etter FMN har behandlet mottatte data for dette formålet.

Hvis du er deltager i en av våre produksjoner, vil dine personopplysninger deles med nødvendige tredjeparter for å gjennomføre produksjonen. FMN må gjøre dette for å oppfylle avtaler inngått med FMNs samarbeidspartnere. Hvem slike tredjeparter er, vil variere fra produksjon til produksjon. Normalt vil slike tredjeparter navngis i en deltagerkontrakt.

Enhver leverandør som FMN bruker for å behandle personopplysninger på vegne av FMN, er bundet av en gyldig databehandleravtale etter GDPR og tilfredsstiller kravene til sikker behandling av personopplysninger. Leverandører og samarbeidspartnere som får tilgang til deltageres personopplysninger, vil typisk kunne være skytjenesteleverandører, reise-/flyselskap, forsikringsselskap, TV-kanaler, reklameselskap for produksjonen og lignende.

  1. Lagring og sletting

Med mindre annet følger av behandlingsgrunnlaget eller lovfestede krav FMN er pålagt, blir dine personopplysninger slettet når det ikke lenger er behov for dem for det formålet de ble samlet inn til.

Som søker kan du samtykke til at dine personopplysninger lagres i FMNs database for fremtidig kontakt i forbindelse med andre produksjoner i inntil tre år. Dersom du har samtykket til dette, vil FMN enten be om et nytt samtykke innen tre år for å forlenge lagringstiden eller slette dine personopplysninger når tiden løper ut.

FMN har interne rutiner for sikker sletting av personopplysninger. Rutinene sikrer at dine personopplysninger kun blir lagret så lenge FMN har saklig behov for dette i samsvar med denne personvernerklæringen og gjeldende lovgivning for øvrig. Når saklig behov ikke lenger foreligger, vil opplysningene dine bli slettet eller anonymisert.

  1. Dine rettigheter

Som både søker og deltager har du rettigheter etter GDPR for hvordan FMN behandler dine personopplysninger. Som søker og deltaker bygger FMNs behandlingsgrunnlag på «avtale» siden FMN må behandle dine personopplysninger for å oppfylle avtalen, og basert på din søknad må vi undersøke om det skal inngås deltakerkontrakt eller lignende.

I tillegg kan ha gitt samtykke til ekstra behandlinger vi gjør som behandlingsansvarlig. Slike samtykker kan du når som helst trekkes tilbake. Dette gjøres ved å kontakte oss på epostadressen personvern@fremantle.com. Dersom du velger å trekke tilbake ditt samtykke, kan det få konsekvenser avhengig av hva samtykket gjelder, f.eks. kan det medføre at du som søker ikke lenger vil bli vurdert som en potensiell deltager i produksjonen du er søker til. Tilbaketrekking av samtykket påvirker ikke lovligheten av behandlingen som bygger på samtykket før det trekkes tilbake.

Både som søker og deltager har du rett til å få innsyn i dine personopplysninger etter GDPR artikkel 15, rett til å kreve retting av feilaktige opplysninger FMN har lagret om deg etter GDPR artikkel 16, rett til å kreve sletting etter GDPR artikkel 17 og rett til å kreve at behandlingen begrenses etter GDPR artikkel 18. Dersom vilkårene i GDPR artikkel 20 er oppfylt, har du også rett til dataportabilitet.

Dersom du har spørsmål eller innvendinger til hvordan FMN behandler dine personopplysninger, bes du ta kontakt med personvern@fremantlemedia.com. Det er også mulig å sende en offisiell klage til Datatilsynet hvis du mener FMNs behandling av dine personopplysninger strider mot gjeldende Personopplysningslov eller GDPR.

  1. Sikkerhet

FMN har rutiner for internkontroll og informasjonssikkerhet i henhold til gjeldende personvernregler i Norge. FMN krever også at leverandørene som benyttes behandler dine personopplysninger på en sikker måte, herunder stiller FMN krav til informasjonssikkerhet samt sørger for at overføring av data skjer på en kryptert og sikker måte. FMN selger, bytter eller videreformidler ikke dine personopplysninger til tredjeparter utover det som fremkommer av denne personvernerklæringen.

Klikk her for å komme til FMN sin generelle personvernerklæring som inneholder mer informasjon om FMN sin behandling av personopplysninger.